Certificado digital é obrigatório? Saiba mais!

Se você já ouviu falar sobre os certificados digitais, certamente deve saber o quanto o documento traz facilidades e segurança para o dia a dia. No entanto, talvez tenha também surgido uma dúvida muito comum: em quais situações o certificado digital é obrigatório?

Para entendermos melhor essa questão, precisamos diferenciar a realidade dos certificados digitais para empresas e para pessoas físicas, uma vez que esse fator interfere diretamente na obrigatoriedade de portar o documento. 

Assim como a versão física, o e-CPF serve para identificar e autenticar o usuário no meio digital, podendo ser utilizado para viabilizar obrigações com a Receita Federal – como o envio da declaração do imposto de renda -, questões legais, transações bancárias e muito mais. 

Já o e-CNPJ corresponde à versão digital do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, ou seja, é utilizado por empresas para assinatura de contratos, acesso a portais do governo e serviços de contabilidade online, emissão de notas fiscais, etc. 

Existe, ainda, o certificado digital NF-e, que possibilita a emissão de notas fiscais por terceiros, sem que seja necessário ter acesso direto ao e-CNPJ, ideal para empresas que delegam essa função a funcionários. 

De modo geral, é muito mais comum que o certificado digital seja obrigatório para empresas, mas vale destacar que o acesso a alguns serviços, com funcionalidades muito úteis para pessoas físicas, também só pode ser feito mediante uso do documento.

Veja a seguir quais são essas situações e descubra como solicitar seu certificado digital hoje mesmo: 

Quando o certificado digital é obrigatório?

Dentre as situações nas quais um certificado digital é obrigatório, podemos citar as seguintes:

Empresas, de acordo com o número de funcionários: toda empresa que tenha mais de cinco colaboradores em seu quadro de funcionários precisa ter posse de um e-CNPJ, seja ele de nível A1 (chave instalada diretamente em um dispositivo) ou A3 (disponibilizada em cartão com chip ou token). 

Essa regra se aplica mesmo às empresas optantes pelo Simples Nacional e o documento é exigido para o recolhimento de encargos trabalhistas, como o FGTS. 

Empresas que têm mais de 11 funcionários também devem estar atentas, pois o certificado digital é obrigatório, nesses casos, para declarar a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

O relatório é exigido pelo Ministério do Trabalho e Emprego e traz informações importantes sobre a atividade trabalhista do estabelecimento, como dados sobre horas extras, contribuições sindicais, salários, entre outros. 

Por fim, para empresas com mais de 20 colaboradores, o certificado digital é obrigatório para registros no Caged, que reúne informações sobre movimentações de funcionários, como contratações, demissões, transferências, etc. 

Download de nota fiscal de entrada: para baixar as notas fiscais de entrada de uma empresa, é necessário contar com um certificado digital, já que o documento é exigido no momento da consulta da nota no site oficial da Secretaria da Fazenda. 

É muito importante fazer o download mensal desses documentos para organizar o controle e armazenamento de arquivos XML, bem como confirmar e controlar as informações contidas na emissão de notas fiscais eletrônicas cujo destinatário seja a empresa. 

Tudo isso permite uma relação muito mais organizada e transparente com o fisco, evitando maiores problemas para a contabilidade da empresa. 

Acesso a portais do governo: diversos portais do governo podem ser acessados facilmente com o uso de um certificado digital. 

É o caso, por exemplo, do e-CAC, que permite a comunicação direta com a Receita Federal; do canal Conectividade Social ICP e do eSocial, serviços que unificam o envio de informações trabalhistas.

Vale lembrar que o eSocial não exige certificação digital para quem é microempreendedor individual ou empregador doméstico, mas mesmo essas pessoas podem se beneficiar com a praticidade e segurança que o documento oferece. 

Obrigatoriedade do certificado digital para pessoa física

Além das atividades descritas acima, realizadas por empresas, o certificado digital é obrigatório para pessoas físicas nas seguintes situações:

  • Uso de serviços de cartório eletrônico;
  • Participação em leilões eletrônicos;
  • Assinatura de contratos à distância, inclusive de compra e venda;
  • Outorga de procurações online;
  • Entre outras.

Como solicitar certificado digital?

Para obter um certificado digital emitido de acordo com as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, é preciso fazer a solicitação para uma autoridade certificadora e de registo autorizada, como a Polomasther!

Então, se você busca por certificados digitais em Santo André, São Bernardo, São Caetano ou na região metropolitana de São Paulo, conte com a gente. 

Trabalhamos com eficiência, agilidade e garantimos a segurança para os seus dados, além de toda expertise que só uma empresa que atua há 16 anos na emissão de certificados digitais pode oferecer. 

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