Certificado digital é obrigatório para a entrega do e-Social?

O e-Social é uma plataforma online do governo federal criada em dezembro de 2014 com o intuito de unificar a entrega de obrigações trabalhistas de empresas e pessoas físicas que tenham empregados domésticos. 

A iniciativa faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital e é obrigatória desde 2018 para todas as empresas. As entregas de documentos ocorrem mensalmente, sempre no dia 15.

A ideia é que, com uso da plataforma, o processo burocrático de emissão de folhas de pagamento, admissões, demissões, FGTS e outras exigências legais seja facilitado, uma vez que o sistema substitui formulários, guias, papéis e outros portais que antes eram necessários.

Para fazer essas entregas, basta acessar o site do e-Social e preencher as informações solicitadas em cada um dos eventos – tarefas ligadas às obrigações trabalhistas.

Mas, para isso, desde 1º de abril de 2021, é obrigatório ter um Certificado Digital, mais especificamente o e-CNPJ, para que seja possível acessar o sistema e fazer a transmissão de informações e assinatura de documentos.

Isso ocorre para que o processo seja seguro, uma vez que esse documento comprova a autenticidade da identidade de pessoas jurídicas no meio virtual.

O e-CNPJ funciona por meio de código criptografado emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), sendo assim um documento único, intransferível, sigiloso, reconhecido por lei e muito seguro.

Portanto, quem ainda não tem o documento, deve procurar obtê-lo o mais rápido possível junto a uma autoridade certificadora e de registro para estar em dia com o fisco.

É importante lembrar que empresas que não cumprem os prazos fixados para envio das informações e documentações ou cometem erros e fraudes ficam sujeitas a penalidades legais, como multas, por exemplo. 

Quais obrigações podem ser enviadas pelo e-Social?

Ao todo, são 17 obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias que devem ser feitas na plataforma. São elas:

  1. Folha de pagamento;
  2. Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  3. Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  4. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  5. Guia de Recolhimento do FGTS;
  6. Guia da Previdência Social;
  7. Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  8. Livro de Registro de Empregados;
  9. Quadro de Horário de Trabalho;
  10. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  11. Comunicação de Acidente de Trabalho;
  12. Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
  13. Comunicação de Dispensa;
  14. Relação Anual de Informações Sociais;
  15. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  16. Manual Normativo de Arquivos Digitais;
  17. Programa de Prevenção de Riscos Ambientais.

Alguns desses eventos são constantes, como é o caso da folha de pagamento e a declaração do imposto de renda retido na fonte. Outros somente são utilizados em caso de ocorrências específicas, como comunicações de admissões e demissões.

A principal vantagem da utilização do e-Social é a praticidade, uma vez que, por estarem reunidas em um só lugar, essas tarefas se tornam mais rápidas e ágeis. 

Além disso, por gerar as guias de recolhimento de tributos, o site diminui a probabilidade de ocorrerem erros nos cálculos que podem gerar problemas fiscais. 

Qual certificado devo obter para acessar o sistema e-Social?

Para ter acesso ao sistema e todas as funcionalidades do e-Social, é preciso ter o e-CNPJ, que permite assinar digitalmente os documentos eletrônicos de forma que sejam plenamente reconhecidos por lei. 

Existem vários tipos de certificados digitais no mercado, cada um correspondendo a um tipo de documento físico (CPF, CNPJ, Nota Fiscal, entre outros).

É importante se atentar ao modelo que será escolhido, que pode ser A1 ou A3. Essas versões têm diferentes formatos e validades, portanto é possível optar por aquela que for mais adequada para o momento. 

O e-CNPJ de tipo A1 é disponibilizado em uma chave criptografada que pode ser utilizada apenas em uma máquina (computador ou notebook). Sua validade é de até 12 meses e, após esse prazo, é possível pedir a renovação. 

Os de nível A3 existem em forma de cartões com chip ou token, o que faz com que sejam portáteis e possam ser utilizados em diversos dispositivos, desde que estes tenham o software correto instalado. Nesse caso, a duração é de 1 a 3 anos.

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