Por oferecerem praticidade e segurança, os certificados digitais em token ou instalados em dispositivos têm se tornado cada vez mais populares.
Com eles, é possível viabilizar atividades jurídicas, fiscais, trabalhistas pela internet, preservando a segurança e autenticidade de todas as transações.
O documento funciona por meio de um par de chaves criptográficas que se conectam, sendo uma delas de acesso geral e a outra somente liberada para o proprietário, de caráter pessoal e intransferível.
Com a ligação entre as chaves, a assinatura digital do indivíduo pode ser autenticada, adquirindo a mesma validade legal de um documento assinado à mão.
Tanto pessoas físicas quanto jurídicas podem se beneficiar da aquisição de um certificado digital.
No primeiro caso, o documento deve ser o e-CPF e, no segundo, e-CNPJ, que pode ser solicitado também por microempreendedores individuais, micro e pequenas empresas.
Há também o certificado digital NF-e, que permite a emissão de notas fiscais eletrônicas, algo muito importante para manter a contabilidade das empresas em dia.
Além de escolher o tipo de certificado digital mais adequado para cada caso, ao solicitar o documento é necessário escolher a mídia na qual será disponibilizado, que varia de acordo com o nível do documento.
Os certificados digitais A1 têm validade de 12 meses, com chave disponibilizada virtualmente, instalada no repositório de certificados digitais do sistema operacional e do navegador de um dispositivo, como tablets, computadores e smartphones.
Já a certificação digital nível A3 disponibiliza o documento no formato de cartão com chip ou token, cuja validade é de até três anos. Nesse caso, a mídia deve ser conectada a uma máquina para que ocorra a leitura e utilização.
Em todos os casos, os certificados digitais são muito seguros, mas alguns cuidados são indispensáveis para garantir a tranquilidade na utilização, especialmente nos certificados digitais em token.
A seguir, você poderá conferir quais são esses cuidados e aproveitar para tirar todas as dúvidas sobre o assunto. Acompanhe!
Cuidados na utilização de certificados digitais em token
Por ser um objeto físico e de pequeno porte, o certificado digital em token precisa ser armazenado corretamente para evitar perdas.
Como estamos falando sobre um documento, o uso por pessoas não autorizadas pode trazer grandes problemas e, por essa razão, é preciso ter atenção.
Em casos como o acima o recomendável é que o titular do certificado digital faça a imediata revogação do mesmo para evitar maiores danos.
A revogação pode se dar através de uma senha de revogação, neste caso o próprio usuário realiza o procedimento, ou indo presencialmente à uma das unidades da Polomasther.
Outra medida de segurança importante é a criação de uma senha forte, que não possa ser facilmente descoberta.
Para isso, evite usar combinações óbvias – como datas de aniversário e sequências numéricas, por exemplo – ou que já tenham sido utilizadas para outros acessos.
Vale lembrar que a senha deve ser mantida em sigilo, não sendo jamais compartilhada com terceiros, para evitar que o certificado digital seja utilizado sem a sua autorização.
Além desses cuidados, é importante zelar pela integridade física do certificado digital em token, pois danos à sua estrutura e formatações indevidas fazem com que o certificado digital seja inutilizado.
Nesses casos, não há como fazer nenhum tipo de recuperação e a única saída é a solicitação de um novo certificado, acarretando assim gastos desnecessários.
Emissão e renovação dos certificados digitais em token
Por fim, não podemos deixar de citar a importância de solicitar certificados digitais apenas junto a autoridades certificadoras e de registro de confiança, devidamente reconhecidas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
São essas empresas as responsáveis por verificar as informações cedidas na solicitação do documento, o que significa que terão contato direto com seus dados e documentos, por isso é importante escolher bem.
Para emitir o certificado digital é preciso fornecer os documentos solicitados pelo órgão, como RG, CNH ou carteira profissional (OAB, CRM, etc) e CPF. Todos os documentos apresentados devem estar em bom estado de conservação e dentro do prazo de validade.
No caso do e-CNPJ, é preciso apresentar também o ato constitutivo da empresa, que pode ser o estatuto da empresa, contrato social ou convenção e número do CNPJ.
As autoridades certificadoras também cuidam da renovação dos certificados digitais, que pode ser solicitada no prazo de 45 dias antes do vencimento.
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