Saiba em quais casos os certificados digitais são obrigatórios

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Os certificados digitais ganham mais importância a cada ano. Apesar da relevância, apenas em alguns casos específicos de empresas eles são obrigatórios. Vamos mostrar quais.

Lucro Presumido

Quem opta por seguir Lucro Presumido, tipo de regime tributário, é obrigado a emitir NF-e, precisando, assim, ter um certificado digital para realizar a operação.

Simples Nacional

A mesma obrigatoriedade pode acontecer com o Simples Nacional em algumas cidades. É importante conferir qual é a exigência do seu município.

Casos facultativos

Mesmo que sua empresa não seja obrigada a ter um certificado digital, é essencial que você entenda a importância que isso pode ter – até mesmo para pessoa física. Os certificados digitais vieram para facilitar a vida de muita gente.

O que é certificado digital

É um arquivo eletrônico que serve como identidade virtual para pessoas físicas ou jurídicas. Com ele, é possível assinar documentações com validade jurídica, como uma assinatura autenticada em cartório. Além disso, serve para emitir notas fiscais, com a utilização do Certificado NF-e. O certificado permite acesso a sistemas públicos, como Receita Federal e INSS, por exemplo.

Quais são as vantagens dos certificados digitais

Com um certificado digital para sua empresa, você garante economia, agilidade e praticidade. Por se tratarem de assinaturas no âmbito digital, você não gasta tempo nem dinheiro imprimindo e assinando à mão pilhas de papel. Tudo pode ser feito pelo computador de maneira rápida, segura e eficaz.

Tipos de certificados digitais

Trabalhamos com os tipos A1 e A3. O A1 tem um valor mais acessível e tem validade de 1 ano. Geralmente utilizado para emissões de notas fiscais. É um arquivo eletrônico armazenado diretamente no computador (ou mobile) e possibilita o usuário utilizar em mais de uma máquina. O certificado do tipo A3 tem validade de até 5 anos e é instalado em uma mídia única, sendo cartão ou token.

É seguro ter certificados digitais?

Apesar de diferentes níveis de segurança, ambos são confiáveis, pois as Autoridades Certificadoras que emitem os certificados são regulamentadas pelo padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que garante total confiabilidade em todo o processo.

Como emitir um certificado

O primeiro passo é procurar uma dessas autoridades certificadoras, como o caso da Polomasther.

Você precisa fazer a solicitação, escolhendo o tipo de certificado, informando os dados e efetuando o pagamento. Os documentos exigidos são: Cartão CNPJ emitido no site da Receita Federal do Brasil; Estatuto Social; Ato Constitutivo da Empresa; Ata de Nomeação do Representante Legal; Documentação do(s) Representante(s) Legal(is). Do sócio responsável pelo certificado, são exigidos Documento de identificação original, como RG, e Cadastro de Pessoa Física, o CPF.

Será necessário agendar uma data para conferência desses dados. Isso pode ser feito em uma unidade Polomasther; em validação externa, com funcionários indo até sua empresa, por exemplo; ou por videoconferência – nesse caso, é necessário que já haja dados biométricos cadastrados.

A emissão é feita após essa validação.

Renovação

Como mostramos anteriormente, os certificados têm um prazo de validade, que pode ser de um a cinco anos. Quando estiver prestes a expirar, é possível, portanto, fazer a renovação. Para tal, basta procurar a autoridade certificadora e revalidar presencialmente ou remotamente.

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